¿Cuidas la Comunicación en la empresa? Muchos de los CEO de las start up, o dirigentes de las grandes compañías olvidan la importancia de mantener un hilo de comunicación con su activo más valioso… ¡Sus empleados!

Se enciende la Alarma: ERROR. En una sociedad donde todo avanza muy rápido, con una competencia voraz por alcanzar el éxito y con una batalla para conseguir y retener el talento, una buena comunicación con tus trabajadores puede marcar la diferencia. Así que toma nota… ¡Empezamos con la guía de comunicación organizacional! 😉

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Guía para la comunicación en la empresa

Aunque la comunicación en las organizaciones es un gran talón de aquiles, cada vez más son los CEO o directores de recursos humanos que intentan darle la importancia que merece. Por ello, esta guía pretende ser un recurso de reflexión, útil y ejecutable desde el momento 0.

Como primer paso, debemos entender, de forma rápida y práctica, que es la comunicación empresarial. Para ello, utilizaremos

¿Qué es la comunicación empresarial?

• Definición 1 de comunicación corporativa

Comunicación corporativa según la Wikipedia, consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una organización. El proceso puede ser interno, basado en relaciones dentro de la organización, o externo, entre organizaciones, entre empresa y cliente o entre organización y proveedores.

• Definición 2 de comunicación organizacional

La comunicación organizacional según la UNAD (Universidad Nacional Abierta y a Distancia) recoge definiciones de varios autores, pero nos quedamos con la de Gary Kreps en 1995 que define la comunicación empresarial como el proceso por medio del cual los miembros recolectan información acerca de su organización y los cambios que ocurren dentro de ella.

El mix de estas dos definiciones nos aporta de forma entendible y práctica que es la comunicación organizacional. ¿Estamos preparados para entender la importancia de la comunicación dentro de la empresa?

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la importancia de la comunicación en la empresa:

Para conocer la importancia de la comunicación en la empresa, te vamos a dar 5 motivos. Pero no solo eso, vamos a conseguir que reflexiones a través de cuatro preguntas que demuestran la importancia de la comunicación corporativa.

Motivos de la trascendencia de la comunicación en el trabajo:

• ADAPTABILIDAD A LOS CAMBIOS

Una buena comunicación con trabajadores permite a la empresa conocer las tendencias en el sector, las necesidades de los clientes y las propias necesidades del personal de la empresa para seguir creciendo. Todo ello, permite a la compañía, de forma ágil, adaptarse a los cambios.

 

• TOMA DE DECISIONES

Un correcto flujo de comunicación en el trabajo permite agilizar la toma de decisiones, a diferencia de una estructura empresarial rígida y mal comunicada que requiere de varios y lentos contactos para tomar decisiones. Y en muchas ocasiones, el tiempo es oro cuando tomamos decisiones 😉

 

• MOTIVACIÓN

Mantener al equipo informado de los avances de la empresa, así como de las decisiones que se van tomando y el camino que se va a recorrer ayuda a mantener motivado a tu personal. No solo eso, comunicar los éxitos y los fracasos con sus posibles soluciones (se puede pedir ayuda a tus trabajadores) te permitirá ser transparente y mantener a tu equipo hipermotivado.

 

• COMPROMISO

En la línea del punto anterior, comunicar todas las acciones de la empresa, los resultados y los éxitos y fracasos, permite que tus empleados se sientan subidos al barco y sientan un fuerte compromiso por la empresa que les anima a trabajar para sacar el proyecto adelante. El oscurantismo en las empresas no aporta nada positivo a tus trabajadores, que no se sentirán parte del proyecto sino únicamente como maquinaria necesaria.

Si necesitas mejorar el compromiso con tus trabajadores, prueba con esta guía de compromiso en el trabajo. En ella, además, encontrarás una infografía resumen 🙂

 

• MEJORA LA IMAGEN CORPORATIVA

Por otro lado, no menos importante, una correcta comunicación organizacional permite a tu compañía mejorar su imagen corporativa respecto a sus stakeholders principales como clientes y proveedores ofreciendo datos sobre la evolución de la empresa, el equipo que forma la compañía, iniciativas sociales, etc.

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4 preguntas para demostrar la importancia de la comunicación en la empresa:

Deberías hacerte, como mínimo, estas 4 preguntas:

1. ¿Conozco a mis trabajadores?
2. ¿Se conocen entre ellos?
3. ¿Quién conoce a los clientes?
4. ¿Por qué debería escucharlos?

Y para ejemplificar la importancia de la comunicación en la empresa y responder a estas 4 preguntas, voy a poner ejemplos de empresarios de éxito que ya se hicieron estas pregunta antes. El próximo eres tú 😉

• 1 – ¿Conozco a mis trabajadores?

Para la pregunta 1, no se me ocurre mejor sentencia que la de J.K. Rowling, empresaria de éxito en el mundo de la producción de cine y la escritura. Allá va.

“Si quieres saber cómo es un hombre, mira como trata a sus inferiores, no a sus iguales”

A pesar de que, tal vez, la palabra “inferiores” no sea la más adecuada, la frase ejemplifica la importancia de escuchar y saber tratar a nuestro equipo de la manera que merece. Conocer a tus compañeros de trabajo, comunicándote adecuadamente, es un augurio del éxito.

• 2 – ¿Existe comunicación entre trabajadores?

Para la pregunta 2, vamos a recurrir a uno de los empresarios más reconocidos de la historia, su nombre dio apellido a una marca de automovilismo y es famoso por desarrollar grandes innovaciones como la “producción en cadena” y por decir grandes verdades. Así resume “Henry Ford” la importancia de la comunicación entre trabajadores.

“Llegar juntos es el principio. Mantenerse juntos, es el progreso. Trabajar juntos es el éxito”

• 3 – ¿Quién conoce a los clientes?

Para la pregunta 3, voy a aprovechar la frase de Sam Walton, conocido empresario estadounidense fundador de Walmart. Y dice así…

“Escucha a todos en tu empresa e incentiva la comunicación. Los empleados en la línea del frente, los que normalmente hablan con el consumidor, son los únicos que saben lo que está pasando ahí fuera”

• 4 – ¿Por qué debería existir una comunicación con empleados?

Por último, para la pregunta 4, he decidido contar con una frase de Douglas Adams, escritor y guionista radiofónico inglés, tal vez no te suene tanto como los anteriores pero su frase vale su peso en oro…

“No todas las opiniones son iguales. Algunas son muchísimo más robustas, sotisficadas y bien apoyadas en la lógica y el argumento que las demás”

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Tipos de comunicación empresarial

Cuando hablamos de tipos de comunicación en la empresa es necesario hacer una clara distinción. Debemos diferenciar entre la comunicación interna y externa de una empresa ya que los objetivos de las mismas son diferentes y se tratan de forma distinta.

Comunicación Externa de una empresa

La comunicación externa en la empresa es aquella comunicación destinada a los stakeholders de una compañía que incluyen, entre otros, el gran público, periodistas, proveedores, accionistas, administraciones públicas.

Es decir, en resumidas palabras, la comunicación externa organizacional es aquella que va destinada a un público que no forma parte, al menos de forma directa, de la compañía.

Comunicación Interna en una empresa

La comunicación interna corporativa es aquella dirigida, por regla general, al equipo de trabajadores. Este tipo de comunicación permite un correcto flujo de comunicación entre todos los integrantes que forman parte del equipo de la empresa para transmitir información importante y agilizar el trabajo y la toma de decisiones.

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Flujos de comunicación en la empresa

Cuando hablamos de flujos, lo hacemos de comunicación horizontal y vertical en la empresa, dos formas de hacer fluir las comunicaciones dentro de la organización. Vamos a profundizar sobre cada uno de estos flujos de comunicación en la organización, en función de la dirección en que circulan los mensajes.

Comunicación Horizontal

La comunicación horizontal en las empresas es aquella que suele existir entre personas o departamentos de la empresa bajo el mismo nivel de jerarquía. La mayoría de esta comunicación es informal y los instrumentos recomendados son:

• Reuniones de departamento o equipo
• Correo electrónico
• Redes sociales
• Comité informativo

Comunicación Vertical

Comunicación vertical ascendente

La comunicación ascendente en una empresa son aquellos mensajes que van desde abajo hacia arriba en las empresas. Este tipo de comunicación en la empresa suele ser más formal, aunque en ocasiones se puede ser informal y permite a los empleados participar con ideas y sugerencias, también dar feedback a la comunicación descendente.

Los instrumentos recomendados para la comunicación vertical ascendente son:

• Entrevistas
• Intranet de la empresa
• Plataformas de gestión de tareas
• Correo electrónico
• Reuniones periódicas

Comunicación vertical descendente

Por otro lado, la comunicación descendente en las organizaciones es una comunicación formal y presente en aquellas organizaciones más clásicas. Va desde las directivas y desciende los niveles de la estructura jerárquica de la compañía. Su principal objetivo es informar, dar a conocer, objetivos o políticas de la empresa y dar instrucciones.

Los instrumentos más útiles para la comunicación descendente son:

• Manual del empleado y cartas al personal
• Publicación institucional (revista, periódico, newsletter)
• Reuniones informativas
• Entrevistas personales
• Correos electrónicos grupales

No obstante, las nuevas tendencias en las empresas y start up está promoviendo una comunicación más horizontal y realtime. Las nuevas generaciones de empleados, la velocidad de transmisión de la información y las nuevas posibilidades tecnológicas hacen aparecer nuevas formas de comunicarse.

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Formas de comunicación organizacional

La comunicación formal e informal en las organizaciones es un tema que genera ciertas dudas. Pero existe una forma muy sencilla y práctica de entenderlo, vamos a ello.

Comunicación Formal

La comunicación formal es aquella que sigue unas normas predefinidas por la organización, así como las vías por las cuáles debe viajar dicha información. El empleado deberá utilizar las normas y los canales de información que la empresa pide.

Comunicación Informal

La comunicación informal, por el contrario, es aquella que surge de forma espontánea entre los propios trabajadores y que no se ve en la obligación de viajar por las vías de comunicación que la empresa impone. En este caso, los empleados tienen libertad para agilizar trámites y obtener más información si es necesario.

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Objetivos de la comunicación interna

La comunicación interna abarca una variedad de objetivos muy amplia, y cada tipo de mensaje corporativo tendrá un objetivo concreto. Por ello, a la hora de desarrollar un plan de comunicación en la empresa, debemos indicar qué objetivo perseguimos en cada tipo de comunicación.

Estos son algunos, y no todos, de los posibles objetivos de la comunicación interna:

• Transmitir mensajes corporativos
• Informar sobre evolución de la empresa
• Motivar a los empleados
• Lograr el compromiso de los trabajadores
• Fomentar el buen clima laboral
• Establecer una comunicación eficaz en la empresa
• Mejorar la productividad
• Dar pie a la innovación interna
• Generar cambios en la organización

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Formas y métodos de comunicación en la empresa

Una de las grandes dudas de los CEO o responsables de comunicación en las empresas es que métodos de comunicación empresarial se pueden utilizar en una organización para comunicarse con sus empleados… ¿No es así?

No te preocupes, existen muchos sistemas de comunicación empresarial, así como plataformas que harán más fácil el contacto con los miembros de tu equipo… ¡Empezamos!

• Correo electrónico
• Teléfono
• Intranet de la empresa
• Publicación institucional (revista, periódico, web)
• Entrevistas personales
• Reuniones grupales
• Welcome Pack
• Redes sociales (Linkedin, Facebook, Twitter…)
• Redes sociales corporativas (SocialCast, Zyncro, Chatter…)
• Plataformas de gestión de tareas (Trello, Active Collab, Basecamp…)
• Mensajería instantánea (Whatshapp, Telegram, Hipchat…)
• Video llamadas (Skype, Hangouts, Facetime…)

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¿Cuáles son las barreras de la comunicación en las organizaciones?

La comunicación en el trabajo es compleja debido a una variedad de factores que van desde los personales a los organizacionales. Por ello, creemos que tiene importancia conocer las principales barreras de la comunicación en la empresa, ¡A evitarlas!

Principales barreras en la comunicación entre personas:

• Creencia de que lo que estamos comunicando es tan claro para los receptores como lo es para nosotros mismos.
• Creencia de que todas las personas damos el mismo significado a las mismas palabras.
• Creencia de que la manera de percibir las situaciones es igual para todos.
• Creencia de que tenemos la verdad y los demás están equivocados.
• Creencia de una única manera correcta de hacer las cosas, la nuestra.

Principales barreras en la comunicación organizacional:

• Los niveles jerárquicos de la compañía.
• El poder, la autoridad y el estatus dentro de la organización.
• La especialización en áreas y poca visión global.

Estas son las principales barreras a la comunicación, no obstante, no son las únicas. El primer paso para ti será tratar de evitar que estas interrumpan un correcto flujo de comunicación en la empresa. Posteriormente, deberás hacer el ejercicio de analizar las barreras de comunicación para tu empresa, priorizar y tratar de solventar las más problemáticas.

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¿Cómo mejorar la comunicación en la empresa?

Probablemente no sepas por dónde empezar y tu primera necesidad sea implementar una serie de acciones que mejoren inicialmente la comunicación en tu empresa… ¿Es así?

No te preocupes, hemos resumido las 10 acciones básicas para crear un plan de comunicación corporativo. Además, te damos algunos consejos que responden a cómo mejorar la comunicación en las organizaciones. Adelante, ¡Toma nota! 😉

10 Acciones para crear un Plan de Comunicación de una empresa.

ACCIÓN 1 – Estudia la comunicación actual

Haz un estudio del plan de comunicación actual, analiza los errores y los aciertos y apunta las posibles mejoras. Anota las herramientas utilizadas y los responsables de la comunicación.

ACCIÓN 2 – Analiza las barreras de comunicación

Ahora que ya conoces la comunicación de tu empresa, parate a pensar en aquellas barreras a la comunicación que ocurren dentro de tu empresa. Uno de los primeros pasos será acabar con todas aquellas en las que sea posible.

ACCIÓN 3 – Define los objetivos de la comunicación en la empresa

Como bien sabes, toda acción debe tener unos objetivos. Por ello, a la hora de plantear un plan de comunicación interna, debemos tener claros los objetivos. Es momento de tomar asiento, rodearte de los responsables de la empresa y fijar unos objetivos medibles para tu plan de comunicación.

ACCIÓN 4 – Informa a los trabajadores de que existe un plan de comunicación

Es importante que des a conocer a tus empleados el plan de comunicación, o si no existe, la intención de crear uno (te sorprenderán las aportaciones de tus trabajadores). Ellos van a formar parte de la comunicación, ¿Por qué no contar con ellos para crear el plan? 🙂

ACCIÓN 5 – Define las tipologías de comunicaciones y asigna objetivos

Existen variedad de comunicaciones (informacionales, operacionales, toma de decisiones…), así que tu trabajo será definir el abanico de posibilidades y asignar unos objetivos a cada una de estas tipologías.

ACCIÓN 6 – Concreta tu target

Es importante conocer los distintos perfiles de trabajador que va a recibir las comunicaciones. En función de los targets definidos, podrás personalizar las comunicaciones y sus mensajes.

ACCIÓN 7 – Busca y selecciona las mejores herramientas de comunicación

Una vez conoces la comunicación organizacional de tu compañía, los responsables de comunicar, las barreras, y los objetivos de tu plan, es momento de escoger las herramientas que mejor encajan con cada tipología de comunicación.

ACCIÓN 8 – Planifica las comunicaciones

Tenemos una variedad de tipologías de comunicación en la empresa y una variedad de objetivos. Por ello, para cada uno de los objetivos debemos planificar una serie de comunicaciones que nos ayuden a cumplir con ellos.

ACCIÓN 9 – Calendariza las comunicaciones

Una vez tienes planificadas todas las acciones de comunicación para cumplir con los objetivos será necesario organizar todas ellas en el calendario. Obviamente, para algunas tipologías de comunicación (operacionales, toma de decisiones, …) no será posible calendarizar, pero en todas aquellas en que sea posible, lo haremos.

ACCIÓN 10 – Crea un equipo responsable

Antes comentábamos la necesidad de fijar unos objetivos medibles, por lo que será necesario analizar si el plan de comunicación que desarrollemos esta dando sus frutos. Para ello, es recomendable crear un equipo responsable formado por una serie de personas que midan resultados, discutan los problemas y encuentren soluciones. Este equipo puede reunirse de forma trimestral, semestral o anual.

Nota importante: Deberás conocer el presupuesto y los recursos de los que dispones antes de hacer tu plan de comunicación corporativo.

Otras acciones para mejorar la comunicación en el trabajo:

• Comparte tu visión, misión y valores con todos los empleados
• Proporciona formación (workshop) sobre el plan de comunicación
• Adecua los mensajes a los destinatarios
• No generes mensajes contradictorios
• Cuida tanto la comunicación interna como lo haces con la externa
• Utiliza buenas imágenes, diseños y copies
• Muestra pasión en tus mensajes
• Fomenta el trabajo en equipo dentro de la organización
• Organiza reuniones mensuales con tus empleados
• Crea ambientes propicios para la comunicación (oficinas modernas en 6 pasos)

Recursos extras para crear un plan de comunicación:

• Guía para crear un plan de comunicación en pdf de Cristina Aced (152 páginas)
• Plantilla para un plan de comunicación de la junta de Andalucía

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Comunicación en las empresas: 4 Ejemplos de éxito

CASO DE ÉXITO 1 – Estrategia de social media de LG Electronics

‘Todos Aprendemos de Todos’, programa desarrollado LG Electronics, recibió el premio del Observatorio de la Comunicación Interna e Identidad Corporativa en la categoría de mejor estrategia global de Social Media y entornos digitales en Comunicación Interna.

Una herramienta con la que los empleados pueden formar al resto acerca de una temática que dominan aprovechando las redes sociales como instrumento. El fin de la iniciativa es compartir conocimientos, desarrollar a los compañeros y aumentar la visibilidad como especialistas en la organización.

Para comprobar la eficacia de una buena comunicación interna, estos son algunos de los resultados del programa “Todos aprendemos de todos”:

• 14 sesiones realizadas en 12 meses
• Participación media del 70% de los empleados
• 90% de los trabajadores afirman haber adquirido nuevos conocimientos
• 40% de los empleados se han conectado desde su ordenador para asistir a la sesión de forma virtual.

Según el director de Recursos Humanos de la compañía, Carlos Olave, la comunicación interna debe estar alineada con la comunicación externa. Así, se logra involucrar a los empleados y que estos se conviertan en los primeros embajadores de la organización.

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CASO DE ÉXITO 2 – Documental “Hoy mismo” de farmacéutica Sanofi

“Hoy mismo”, documental de Albert Solé premiado por Ciudadanos 2013, por encargo de Sanofi es un proyecto de comunicación interna y externa que “explica en menos de una hora la esencia y realidad de los beneficios que aporta la industria farmacéutica a la sociedad”

Un documental sobre Patricia, enferma de cáncer de colon, para cuya enfermedad no había fármaco en España. Si había un medicamento experimental pero era necesario lograr permisos para usarlo y gracias al documental se consiguieron.

El objetivo era mejorar la reputación y recuperar el orgullo de pertenencia de los empleados a la empresa. El proyecto logró implicar a todos los trabajadores de Sanofi, a pesar de estar en un momento complicado en la empresa ya que se habían sufrido varios EREs en poco tiempo. Descubre más sobre el proyecto en este enlace.

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CASO DE ÉXITO 3 – Presentación de resultados anuales de Telefónica

Según Aito Goyenchea, director de comunicación interna en Telefónica, “La presentación de resultados anuales de la empresa debería ser como los Oscar para los empleados, pero no suele ser así”. Prácticamente, toda la información que reciben los trabajadores es un Power Point a modo de resumen o una recopilación de noticias en medios de comunicación.

Por ello, Telefónica decidió trabajar en la presentación de sus resultados al stakeholder más importante, sus empleados. Para ello, previamente a comunicar los resultados a los medios, se envió un e-mail a cada empleado con los principales hitos conseguidos durante el último año.

En paralelo, se organizó un evento dirigido a los empleados en el cual se utilizó una infografía de los resultados y entre todos los trabajadores crearon un glosario financiero para no financieros con gran acogida. El evento se retransmitió en streaming en auditorios de 40 países y para 140.000 empleados. Una forma de juntar a los empleados y se potenciar el orgullo de pertenencia. Los empleados, además y por iniciativa propia, compartieron fotos del evento en Yammer.

No solo eso, también se abrió el turno de preguntas a todos los empleados a través de Yammer. Los responsables de RRHH formularon las preguntas al director general y este dio respuesta a sus trabajadores.

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CASO DE ÉXITO 4 – Campaña “Genios del Ahorro” de ING Direct

‘Genios del Ahorro’, de ING Direct recibió el premio a ‘Mejor Campaña de Comunicación Interna’ por el Observatorio de Comunicación Interna e Identidad Corporativa.  

El objetivo de esta era hacer un llamamiento a todos los trabajadores para ‘pensar’ en ideas de ahorro que ayuden a sus clientes a gestionar sus finanzas. Estrategia Basada en el crowdsourcing, que busca crear valor para el negocio a través de la participación voluntaria de los profesionales de la compañía.

Utilizando una plataforma colaborativa donde compartir las ideas y decoración off y online con mensajes inspiradores del estilo “Atención, genios pensando” o “Mientras llegas a tu puesto, puedes ir pensando en ideas de ahorro”, lograron grandes resultados.

Algunos de los resultados de “Genios del ahorro”:

• 80 ideas
• 1.672 visitas  (idea más visitada: 252 visitas)
• 674 valoraciones de las ideas

Además, lograron la implicación de sus empleados y el crecimiento del sentimiento de pertenencia a la empresa, algo más que meritorio para ING.

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Aquí acaba esta guía con ejemplos para la comunicación en la empresa. Es un buen punto de partida para cualquier persona que empiece a preocuparse por la comunicación de su start up o empresa… ¿No crees?

Durante el transcurso de esta guía, has podido conocer en qué consiste, has reflexionado acerca de su importancia y has conocido sus tipos, objetivos y barreras. No solo eso, te hemos dado unas pequeñas pautas para empezar a construir tu plan de comunicación y te hemos facilitado algunos recursos y por si fuera poco… ¡Te hemos dado algunos casos de éxito!

Así que si la has considerado útil, 

¡Muchas gracias por COMPARTIR! :)

Como último regalo, aquí tienes otros artículos de interés para ti:

• Plan de incentivos laborales y ejemplos prácticos
• 10 actividades recreativas para empresas TOP
• Comedor y comida para empleados

Te retamos a implementar un plan de comunicación potente en tu empresa (potente no significa caro) y cuando tengas resultados positivos, nos contactes para ponerte como caso de éxito. ¡Será un placer!

Mucha suerte con la comunicación en tu empresa 😉